Как загрузить клиентскую базу из Excel

Скачайте фирменный шаблон, заполните его данными клиентов, затем в «Журнал клиентов» нажмите «Импорт», выберите файл и нажмите «Импортировать».

Доступно только пользователям с уровнем доступа «Топ-менеджмент».

Загрузка чаще всего нужна в начале работы с Системой Оптима — перенести уже накопленную базу клиентов. Пригодится и позже — например, чтобы добавить контакты потенциальных клиентов с внешнего мероприятия.

Шаблон для загрузки

Система принимает данные только из официального шаблона — используйте именно его, не создавайте свой.

Скачать: Импорт клиентов.xlsx

Важно. Не меняйте форму шаблона — не добавляйте и не переименовывайте столбцы. Заполняйте только значения в существующих столбцах; строк может быть сколько угодно.

Как заполнять поля

• Фамилия, Имя, Отчество — обязательные текстовые поля, до 30 символов, без ограничения по числу слов. Если значение неизвестно, поставьте прочерк.
• Пол — необязательно. Любое значение на «м» загрузится как мужской пол, на «ж» — как женский. Если поле пустое, пол определится по окончанию отчества: «-вич» — мужской, иначе — женский.
• Дата рождения — необязательно, формат ДД.ММ.ГГГГ.
• Телефон — обязательно, должно быть ровно 11 цифр (прочие символы игнорируются) — иначе телефон не загрузится.
• Согласие СМС / MAX / WhatsApp / Email — необязательно, «0» — не согласен, «1» — согласен.
• Email, Город клиента, Адрес клиента — необязательные текстовые поля.
• Номер дисконтной карты — необязательно, число; длина должна совпадать с длиной номеров карт вашего приложения (уточните в техподдержке ИТигрис). Если у клиента заполнены «Сумма покупок», «Сумма бонусов» или «Дата сгорания бонусов», номер карты указать обязательно. Если один номер карты указан у нескольких клиентов, между ними создастся связь и карта станет общей с единой историей накоплений.
• Сумма бонусов — необязательно, число; обязательно, если заполнена «Дата сгорания бонусов».
• Дата сгорания бонусов — необязательно, формат ДД.ММ.ГГГГ; обязательно, если заполнена «Сумма бонусов».
• Комментарий в карточке клиента — необязательно, до 255 символов.
• Поля рецепта — необязательные, для загрузки параметров рецепта на очки или контактные линзы.

Как загрузить

1. Скачайте и заполните шаблон данными клиентов.
2. Перейдите в «Журнал клиентов» и нажмите «Импорт».
3. Нажмите «Выберите файл», укажите заполненный файл и нажмите «Импортировать».

Важно. Не загружайте один и тот же заполненный шаблон дважды — это задвоит клиентов в базе. Если загружаете несколько файлов, убедитесь, что каждый клиент встречается только в одном из них.

1. Если в шаблоне нет ошибок, клиенты загрузятся. Если ошибки есть, появится сообщение, а данные не загрузятся — исправьте шаблон и загрузите заново.
2. После загрузки клиенты появятся в Журнале клиентов и станут доступны всем пользователям и департаментам.

Важно. Датой регистрации загруженных клиентов станет дата загрузки. Поэтому на вкладке «Клиенты» в разделе «Аналитика продаж» они первые 30 дней будут считаться новыми, даже если покупали раньше. Подробнее — см. Что показывает вкладка «Клиенты» в Аналитике продаж.

Если не получилось

Если что-то не получается, обратитесь в техподдержку ИТигрис.

Связанные статьи

• Как выгрузить клиентскую базу в Excel
• Что можно делать в Журнале клиентов
• Как добавить нового клиента в Журнал клиентов
• Что показывает вкладка «Клиенты» в Аналитике продаж