---

Как создать поставку загрузкой файла Excel

Заполните фирменный Excel-шаблон данными о поступивших товарах и загрузите его в «Документооборот» → «Загрузить накладную» → закладка «Excel-накладная» — система создаст сохранённую поставку, которую останется проверить и подтвердить.

Доступно всем, кто может создавать поставки в системе: «Работники склада» и «Продавцы» при включённой настройке.

Способ особенно полезен в двух случаях: перенос всех текущих остатков при первом запуске Системы Оптима (выгрузите остатки из старой учётной системы в Excel и приведите к формату шаблона), и когда поставщик присылает электронный вариант накладной в Excel — его тоже можно привести к формату шаблона и загрузить.

Приёмы быстрого редактирования накладной под формат шаблона — в видео: vkvideo.ru/video-119052158_456239172.

Шаблон

Скачать: Новый_шаблон_накладной_для_поставки.xlsx

Правила заполнения шаблона

• Не меняйте структуру шаблона: нельзя добавлять столбцы, переименовывать их, удалять строки над заголовками или переименовывать вкладки. Можно: добавлять сколько угодно строк с товарами, менять порядок столбцов, ширину столбцов, высоту строк, имя файла.
• У каждого типа товара своя вкладка внизу: «Линзы» — очковые линзы, «Оправы» — оправы, «МКЛ» — контактные линзы, «СЗО» — солнцезащитные очки, «Аксессуары» — аксессуары (включая немаркируемые товары) и готовые очки, «Массовка» — готовые очки с подробными параметрами оправы и линз. Заносите товар строго на вкладку его типа — иначе после загрузки тип товара будет неверным.
• Обязательные столбцы выделены цветом. Если не знаете значение, поставьте прочерк «-» — пустая ячейка не даст файлу загрузиться.
• Для контактных линз цены в столбцах «Розничная цена» и «Закупочная цена» указывайте за целую упаковку, а не за блистер; в «Количестве» — число упаковок. Для уже открытой упаковки (например, осталось 3 блистера из 6) в «Кол-во в упаковке» укажите «3», а в ценах — стоимость одного блистера, умноженную на 3.
• Цену закупки у поставщика указывайте в столбце «Закупочная цена». Если подключены оптовые продажи, можно отдельно заполнить Базовую и Оптовую цену — если оставить их пустыми, они подтянутся равными закупочной. Если оптовых продаж нет, не заполняйте эти столбцы.
• «Ставка НДС» — числом, например «22»; для необлагаемого товара оставьте пустым. «Сумма НДС» можно не заполнять — она рассчитается автоматически после загрузки.
• Цены указывайте за единицу товара.
• Не используйте символы «\» и «*» в названиях параметров.
• Не оставляйте пустыми ячейки внутри таблицы шаблона.

Рекомендации для регулярной загрузки

• Заполняйте параметры товаров так же, как в существующей номенклатуре — общие правила см. в Справочники с параметрами оправ и солнцезащитных очков, Справочники с параметрами очковых линз, Справочники с параметрами аксессуаров.
• Не плодите варианты одного значения. Если в номенклатуре тип оправы — только «Ободковая», «Лесочная» и «Безободковая», используйте именно эти варианты, а не «женская»/«Женская»/«Жен.» вперемешку — для системы это разные значения.
• Товары без этикеток со штрихкодом заносите на вкладку «Аксессуары» и в столбце «Категория аксессуаров» укажите ровно «Не маркируемые товары» — тогда система не станет генерировать штрихкоды для каждой единицы.
• Готовые очки тоже можно заносить на вкладку «Аксессуары» с категорией «Готовые очки» — для них можно настроить отдельный макет этикетки.

Как загрузить

1. Перейдите в «Документооборот» → «Загрузить накладную» → закладка «Excel-накладная».
2. Выберите поставщика в поле «Поставщик».

Важно. Для начальных остатков заведите условного поставщика «Начальный остаток» и выбирайте его — это ускорит загрузку. Можно грузить и по реальным поставщикам, но тогда шаблон готовится отдельно для каждого.

1. Заполните «Номер документа» и «Дата документа» по бумажной накладной; если ведёте договоры с поставщиками в системе, выберите нужный в поле «Договор».

1. Нажмите на блок выбора файла и укажите заполненный Excel-файл на компьютере.

1. Нажмите «Загрузить» — появится новая сохранённая поставка.

Важно. Если появилось сообщение «Загруженный файл содержит ошибки», нажмите «Скачать отчёт», исправьте перечисленные ошибки в файле и загрузите его заново.

1. При необходимости внесите правки прямо в интерфейсе Системы Оптима, затем нажмите «Подтвердить» — товар встанет на учёт.

Если не получилось

Если что-то не получается, обратитесь в техподдержку ИТигрис.

Связанные статьи

• Как создать поставку товара вручную
• Как создать поставку загрузкой электронной накладной
• Как быстрее и правильнее создавать поставки товара