Как контролировать денежные операции по счетам

Если вы ведёте полноценный управленческий учёт и отображаете в системе все денежные операции, контроль операций обязателен. Он состоит из двух действий: утверждение операции и проведение операции.

Утверждать/отклонять и проводить/отменять операции могут пользователи с уровнем доступа «Топ-менеджмент» и «Бухгалтерия». В крупных организациях утверждением обычно занимается кто-то из руководства, а проведением — бухгалтерия.

Статья про утверждение и проведение операций. Какие бывают операции по счетам — см. Как устроено движение денег в Системе Оптима.

Утверждение операции

Утверждение — подтверждение ответственного сотрудника на запрашиваемое движение средств; операцию можно и отклонить — тогда она не будет выполнена и не повлияет на баланс счёта. Если операция скорее всего будет подтверждена, но позже, когда на счёте появится достаточно средств, — не отклоняйте её, а оставьте в списке и утвердите, когда это станет возможным. Например, если деньги запрашиваются из кассы магазина, продавец может их изъять только после утверждения — он увидит соответствующую отметку в журнале операций по наличному счёту.

Чтобы не утверждать каждую мелкую операцию по наличным счетам магазинов, включите настройку «Операции с наличным счётом сразу утверждены» — тогда все запрашиваемые магазинами операции по наличному счёту будут утверждаться автоматически и сразу переходить в раздел непроведённых. Для подключения обратитесь в техподдержку ИТигрис.

Проведение операции

Проведение равнозначно проведению платежа в бухгалтерском учёте и возможно только для уже утверждённой операции. Рекомендуем проводить операцию в системе только после того, как она реально проведена в бухгалтерском учёте, — во избежание путаницы. Именно после проведения меняется баланс счёта. Запрашиваемую операцию можно и отменить — тогда она не повлияет на баланс.

Как утвердить или отклонить операцию

1. Перейдите в «Управленческий учёт» → «Контроль операций».
2. Выберите закладку «Неутверждённые операции» — на ней список всех операций, требующих утверждения или отклонения.
3. Нажмите на строку с нужной операцией.
4. Нажмите «Утвердить платёж» или «Отклонить платёж».

Как провести или отменить операцию

1. Перейдите в «Управленческий учёт» → «Контроль операций».
2. Выберите закладку «Непроведённые операции» — на ней список всех операций, ожидающих проведения.
3. Нажмите на строку с нужной операцией.
4. Нажмите «Провести платёж» или «Отменить платёж».

Если не получилось

Если что-то не получается, обратитесь в техподдержку ИТигрис.

Связанные статьи

• Как устроено движение денег в Системе Оптима
• Как создать, настроить и отредактировать счёт
• Как оплатить задолженность поставщику и привязать платёж