Табель работы

В данной статье речь пойдет о табеле рабочего времени сотрудников: его заполнении и предназначении.

Табель рабочего времени — это электронная таблица, которая систематизирует данные о фактически отработанных и запланированных часах работы, прогулах, отпусках и других событиях, влияющих на рабочий график сотрудников.

В Системе Оптима табель рабочего времени позволяет планировать рабочие смены сотрудников, отмечать фактически отработанное время, отпуска, командировки и больничные сотрудников. Заполненный табель работы необходим для создания записей на прием к врачу и расчета заработной платы Продавцов и Офтальмологов в системе. С помощью табеля рабочего времени сотрудники также могут отслеживать свой график работы.

Изначально заполнять и редактировать табель рабочего времени могут пользователи с уровнем доступа "Секретарь" или "Топ-менеджер". Но вы можете также указать пользователя с любым уровнем доступа в качестве ответственного за ведение табеля в конкретном департаменте. Ответственный пользователь сможет заполнять и редактировать табель рабочего времени по сотрудникам назначенного департамента.

Для добавления пользователя, ответственного за ведение табеля рабочего времени выполните следующие действия:

1. Войдите в систему под пользователем с уровнем доступа "Топ-менеджмент" и перейдите в пункт главного меню "Задания" - "Табель работы" - закладка "Ответственные пользователи" и нажмите "Добавить".
   
   
2. В появившемся окне выберите пользователя, которого вы хотите сделать ответственным за ведение табеля работы, и департамент, за табель работы сотрудников которого он будет ответственным. Далее нажмите "Добавить".
   
   Пользователь отобразится в списке на закладке "Ответственные пользователи" и сможет создавать и редактировать табель работы для сотрудников указанного департамента.
   
   
3. При необходимости нажмите кнопку с изображением зеленого плюса, выберите еще один департамент, в которым указанный пользователь будет ответственным за табель работы, и нажмите "Добавить". Вы можете добавить сколько угодно департаментов одному ответственному пользователю.
   
   
4. Аналогичным образом добавьте остальных пользователей, ответственных за табели работы в других департаментах. При этом для одного департамента могут быть назначены несколько пользователей ответственных за табель работы.
   
   
   

Табель рабочего времени располагается в пункте главного меню "Задания"- "Табель работы".

Для заполнения или редактирования табеля работы выполните следующие действия:

1. Перейдите в пункт главного меню "Задания" - "Табель работы".
   
   
2. С помощью зеленых стрелок выберите месяц, за который вы хотите заполнить табель работы. В поле "Департамент" укажите департамент, для которого вы хотите заполнить табель работы. В случае пользователя, назначенного ответственным за ведение табеля, в списке будут только те департаменты, для которых он назначен ответственным.
   
   
3. В табеле работы будут отображены только те пользователи, для которых выбранный департамент указан в качестве основного или дополнительного в настройках пользователя. Разные типы пользователей в табеле выделяются разным цветом.
   
   
4. Задать рабочую смену сотруднику можно двумя способами. Первый способ удобен, если большинство смен сотрудников регламентированной длины. Для этого в полях "Рабочая смена с" и "Рабочая смена по" укажите время начало и конца смены, в поле "Обед" длительность обеда, а в поле "Коэффициент" при необходимости укажите повышающий коэффициент. Например, для рабочих смен на праздниках или сверхурочных смен.
   
   
5. Далее укажите рабочие смены сотрудников по дням. Для этого нажмите на ячейку с нужной датой напротив фамилии сотрудника.
   
   
6. Второй способ, которым вы можете создать рабочую смену сотруднику, это нажать на свободную ячейку в табеле, в открывшемся окне вручную указать все данные и нажать "Сохранить".
   
   
7. Если на выбранный день для выбранного сотрудника уже указана рабочая смена в другом департаменте, вы увидите соответствующее сообщение.
   
   Нажмите "Да", чтобы все равно отметить выбранный день в табеле текущего департамента, и "Нет", чтобы не отмечать выбранный день. В любом случае разберитесь, почему одному и тому же сотруднику запланирована рабочая смена на один день в двух разных департаментах. Логично, что один сотрудник в одно время может работать только в одном департаменте. Такое сообщение также появится, если одному сотруднику в утренние часы назначена рабочая смена в одном департаменте, а в вечерние  -  в другом. Это нормально.
   
   
8. Для того, чтобы удалить сохраненную смену из графика, отметить ее как "Больничный" или "Прогул", нажмите на ячейку со сменой и в открывшемся окне нажмите на соответствующую кнопку.
   
   
9. Для того, чтобы отметить в табеле длительный отпуск, больничный или командировку, нажмите на фамилию сотрудника, в открывшемся окне выберите нужную категорию, укажите период (все дни, входящие в указанный период, должны быть свободны в табеле) и нажмите "Создать". 
   
   
10. Для того, чтобы отредактировать созданную смену, нажмите на нее, внесите изменения и нажмите "Сохранить".
    
    
11. При необходимости табель рабочего времени можно распечатать, нажав на кнопку "Печать".
    
    

В случае возникновения вопросов по работе с табелем рабочего времени обращайтесь в службу технической поддержки ИТигрис.

Вам также могут быть полезны следующие статьи:
Как получить консультацию или помощь от техподдержки ИТигрис