В системе ИТигрис Оптима заказы могут находиться в следующих статусах:
- Принят;
- Ожидает линз;
- Отменен;
- Готов;
- Завершен;
- Возврат.
Самый короткий процесс прохождения изменения статуса заказа у заказов по типу "Продажа". Товар находится в наличии и просто продается клиенту, его не нужно ждать. Поэтому такой заказ при внесении оплаты переходит из статуса "Оформлен" в статус "Завершен".
Когда заказ находится в статусе "Завершен", можно сделать либо частичный возврат товаров, входящих в его состав, либо полностью осуществить возврат всего заказа. В таком случае, заказ перейдет в статус "Возврат". Подробнее про возврат заказа можно прочитать ЗДЕСЬ.
После того, как Вы нажмете кнопку "Оформить возврат" и выберите категории товаров, по которым будет осуществлен возврат, статус заказа изменится на "Возврат".
Заказ по типу "Изготовление очков" и "Контактные линзы" (в том случае, если они заказные), имеют более длинный путь в истории изменения статусов заказа.
Заказ "Изготовление очков".
В том, случае если нужные линзы есть в наличии в департаменте оформления заказа, продавец находит нужные линзы и сканирует их штрихкоды в поле "Штрихкод линзы" для каждого глаза. Заказ после этого приобретает статус "Принят", то есть нужные линзы добавлены в заказ. Также после сохранения заказа "Изготовление очков" продавцу следует распечатать квитанцию заказа и гарантийный талон. Квитанция подписывается и отдается клиенту, гарантийный талон вместе с выбранной клиентом оправой и гарантийным талоном помещаются в пакет-заказ.
После того, как штрихкоды линз просканированы в заказ, сами линзы следует положить в пакет-заказ к оправе и гарантийному талону и передать мастеру для изготовления очков. Когда заказ на очки изготовлен мастером и физически перемещен в магазин, продавцу следует просканировать штрихкод заказа с гарантийного талона в журнал заказов, тем самом сразу открыв нужный заказ. Далее следует отметить, что данный заказ принят, т.е. в магазин доставлены готовые очки. Для этого следует нажать на кнопку "Принять заказ" и указать мастера, изготовившего заказ.
После этого заказ "Изготовление очков" изменит статус на "Готов" и будет готов к выдаче.
На данном этапе продавцу стоит дождаться клиента либо связаться с ним и сообщить, что его заказ готов и ожидает выдачи. Когда клиент придет забирать очки, продавцу следует выдать клиенту готовые очки и гарантийный талон. В заказе "Изготовление очков" необходимо нажать кнопку "Выдача заказа" и завершить заказ. После этого статус заказа изменится на "Завершен".
В том случае, если нужных линз нет в наличии ни в одном из департаментов, пользователь с правами "Продавец" создает в системе новый заказ "Изготовление очков", при необходимости заносит данные о рецепте клиента или выбирает уже имеющийся в базе рецепт, добавляет в заказ оправу. Далее Продавец переходит к работе с линзами. Первым делом он должен проверить, есть ли нужные линзы в магазине. Если нужных линз нет, нужно проверить, есть ли нужные линзы в других департаментах. Если там их тоже нет или заказывать их оттуда нецелесообразно, продавцу следует создать заявки на заказные линзы.
Продавец добавляет в заказ "Изготовление очков" заявки на заказные линзы. Должен быть активным значок "Заказная линза". Мы рекомендуем пользоваться кнопкой "Поиск линз" и осуществлять поиск нужной линзы по прейскуранту. Если прейскурант еще не заполнен или нужной линзы в нем нет, тогда продавец заполняет все параметры линзы, в т.ч. и ее стоимость вручную. Далее продавец завершает оформление заказа. Заказ после этого приобретает статус "Ожидает линз". Также после сохранения заказа "Изготовление очков" продавцу следует распечатать квитанцию заказа и гарантийный талон. Квитанция подписывается и отдается клиенту, гарантийный талон вместе с выбранной клиентом оправой и гарантийным талоном помещаются в пакет-заказ.
Продавец или Работник склада связывается с поставщиком и договаривается о поставке нужных линз. После того, как получено подтверждение от поставщика, Продавец или Работник склада (в зависимости от настроек вашего приложения) отмечает, что линзы заказаны (либо через пункт меню "Заявки на товар", либо через отчет "Заявки на линзы").
Когда линзы поступают от поставщика, Продавец или Работник склада (в зависимости от настроек вашего приложения) принимает заказные линзы, т.е. отмечает для каких заказов пришли линзы, через пункт меню "Заявки на товар", либо через отчет "Заявки на линзы". После этого статус заявки на линзу меняется на "Закрыта", а заказа "Изготовление очков" - на "Принят". Вместо заявок на линзы в заказе "Изготовление очков" будут уже реальные линзы с присвоенными им программой номерами (соответствуют номерам под штрихкодом).
После того, как заявки на линзы обработаны в программе, сами линзы следует положить в пакет-заказ к оправе и гарантийному талону и передать мастеру для изготовления очков.
Когда заказ на очки изготовлен мастером и физически перемещен в магазин, продавцу следует просканировать штрихкод заказа с гарантийного талона в журнал заказов, тем самом сразу открыв нужный заказ. Далее следует отметить, что данный заказ принят, т.е. в магазин доставлены готовые очки. Для этого следует нажать на кнопку "Принять заказ" и указать мастера, изготовившего заказ. После этого заказ "Изготовление очков" изменит статус на "Готов" и будет готов к выдаче.
Отмена заказа. Операция "Отмена заказа" может быть осуществлена с момента создания заказа и до тех пор пока заказ не завершен и не выдан клиенту. При отмене заказа нужно распечатать чек возврата на уже оплаченную клиентом сумму. Подробнее про отмену заказа можно прочитать ЗДЕСЬ.
В том случае, если нужных линз нет в департаменте оформления заказа, но они есть в наличии в других департаментах (в т.ч. на складе), продавец добавляет в заказ "Изготовление очков" заявки на линзы из другого департамента. Должен быть активным значок "Из другого департамента". Мы рекомендуем пользоваться кнопкой "Поиск линз" и осуществлять поиск нужной линзы по реальным остаткам других департаментов, а не заполнять все параметры линзы вручную. Далее продавец завершает оформление заказа. Заказ после этого приобретает статус "Ожидает линз". Также после сохранения заказа "Изготовление очков" продавцу следует распечатать квитанцию заказа и гарантийный талон. Квитанция подписывается и отдается клиенту, гарантийный талон вместе с выбранной клиентом оправой и гарантийным талоном помещаются в пакет-заказ.
Этапы:
Создать трансфер линз в департамент оформления заказа
Рассмотрим два варианта:
1. Нужная линза заказывается из остатков склада
2. Нужная линза заказывается из остатков другого магазина.
1. Все заявки из магазинов на линзы со склада у пользователя Работник склада отображаются в отчете "Заявки на линзы" на закладке "Линзы из другого департамента". Для отправки линз нужно просканировать штрихкоды отправляемых линз в соответствующие заявки. После этого линзы будут автоматически перемещены по программе в нужный департамент. Создавать отдельно трансфер вручную не нужно.
2. В магазинах заявки на линзы от других магазинов отображаются в Заданиях. после получения задания на отправку линзы в другой департамент следует создать трансфер и отправить требуемые линзы в департамент получения.
Отправить линзы в мастерскую
Рассмотрим два варианта:
1. Нужная линза заказывается из остатков склада
2. Нужная линза заказывается из остатков другого магазина.
1. После того, как заявки на линзы обработаны в программе (т.е. в отчет "Заявки на линзы" просканированы штрихкоды линз), сами линзы следует положить в пакет-заказ к оправе и гарантийному талону и передать мастеру для изготовления очков.
2.После того, как заявки на линзы из другого департамента доставлены в департамент оформления заказа, сами линзы следует положить в пакет-заказ к оправе и гарантийному талону и передать мастеру для изготовления очков. Также возможен вариант, когда департамент, у которого вы просите линзы, отправляет эти линзы сразу в мастерскую, где их уже ждет пакет-заказ (оправа+гарантийный талон).
Принять трансфер линз в магазине
Когда заказ на очки изготовлен мастером и физически перемещен в магазин, продавцу следует подтвердить получение трансфера линз из магазина-отправителя (этикетки со штрихкодами должны вернуться в магазин вместе с пакте-заказом)
Добавить линзы в заказ
Необходимо просканировать штрихкод заказа с гарантийного талона в журнал заказов, тем самом сразу открыв нужный заказ. Далее в заказе следует нажать кнопку "Добавить линзы" и просканировать штрихкоды линз в соответствующие поля. Заказ после этого приобретает статус "Принят"
Принять готовый заказ в магазине
Для этого следует нажать в заказе "Изготовление очков" на кнопку "Принять заказ" и указать мастера, изготовившего заказ. После этого заказ "Изготовление очков" изменит статус на "Готов" и будет готов к выдаче.
Данный этап при необходимости можно отключить. Тогда все заказы "Изготовление очков" после обработки заявок на линзы будут сразу менять статус на "Готов", а продавцу не нужно будет указывать мастера, изготовившего очки. Для подключения соответствующей настройки обратитесь в службу технической поддержки компании Итигрис по телефону 8-800-222-0-228
Выдать и завершить заказ "Изготовление очков"
На данном этапе продавцу стоит дождаться клиента либо связаться с ним и сообщить, что его заказ готов и ожидает выдачи. Когда клиент придет забирать очки, продавцу следует выдать клиенту готовые очки и гарантийный талон. В заказе "Изготовление очков" необходимо нажать кнопку "Выдача заказа" и завершить заказ. После этого статус заказа изменится на "Завершен".
Для более наглядного представления схемы заказа "Изготовление очков" предлагаем воспользоваться схемой: