Общая информация о кассовых отчетах
Работа с кассовыми аппаратами предполагает не только печать чеков прихода и возврата прихода, но и формирование различных отчетов, которые позволяют отмечать открытие смены, отслеживать количество непереданных чеков в ОФД, информацию о проведенных денежных операциях в течение смены и др. Для корректной работы продавцу необходимо использовать следующие отчеты:
Отчет об открытии смены - документ который выводится на печать при открытии первого чека после снятия отчета о закрытии предыдущей смены. В начале рабочего дня продавцу нужно подготовиться к работе, в частности открыть смену на кассе. Чтобы открыть смену, нужно сформировать на кассе отчет об открытии смены. Это такой фискальный документ, в котором будут указаны дата и время создания отчета, номер смены, фамилия продавца и другие обязательные реквизиты. Полный перечень можно найти в Приказе ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@ в таблицах 18, 56 и 94 для форматов фискальных документов (ФФД) 1.05, 1.1 и 1.2 соответственно.
После того, как из кассы выйдет отчет об открытии смены, Вы можете работать - принимать оплату от покупателей и печатать чеки. Открыть смену можно и с печатью первого чека, однако, мы настоятельно рекомендуем перед началом работы, сделать отчет об открытии смены. Потому как, в том случае, если за день не будет ни одной продажи, Вы не сможете закрыть смену и приложить отчеты за истекший день. ПОМНИТЕ! НЕВОЗМОЖНО ЗАКРЫТЬ ТО, ЧТО НЕ БЫЛО ОТКРЫТО!
Отчет о закрытии смены - это фискальный документ, который закрывает кассовую смену, фиксирует в фискальной памяти накопленный итог пробитых сумм и обнуляет счетчик выручки за смену. Отчет нужно снимать независимо от того была выручка или нет. Раньше отчет о закрытии смены называли z-отчетом, суть у документа такая же. Основные функции отчета о закрытии смены:
- передать данные по смене в контролирующие органы;
- сохранить операции за смену в фискальном накопителе;
- дать возможность открыть следующую смену и продолжить печатать чеки.
Есть одно важное ограничение - смена на онлайн-кассе не может длиться дольше 24 часов. При этом открыть смену можно в один календарный день, а закрыть на следующий - это не нарушение. Если продолжительность смены превысит 24 часа (смена истекла), касса перестанет формировать чеки. Некоторые аппараты продолжают печать, но чеки из них не передаются в налоговую и не имеют фискального признака - такое ограничение заложено в фискальном накопителе. Не закрытая вовремя смена - одна из самых частых причин не печати чеков.
Х-отчет без гашения - документ, содержащий всю информацию о проведенных денежных операциях в течение смены, другими словами это промежуточный отчёт, предназначенный для контроля работы кассира. Он показывает операции, проведённые в течение смены, а также их суммы. С помощью X-отчёта можно сверить продажи, произведённые по программе, и данные, сохранённые в онлайн-кассе. Не все продажи могут попасть в кассу из-за возможного прерывания связи с ней.
Отчет о налогах - документ, содержащий информацию о сумме и видах, пробитых по кассе, налогам:
Отчет о состоянии расчетов - документ, содержащий информацию о состоянии обмена информацией с ОФД: количество непереданных фискальных документов, дату первого неотправленного фискального документа:
Отчет по отделам - документ, который отображает информацию о продажах, произведенных в различные секции:
Краткая схема функций кассовых отчетов
Основные выводы:
- отчет об открытии смены необходимо печатать ежедневно, в случае, если продавец не открыл смену самостоятельно, она откроется с первым чеком;
- для сверки итогов в течение рабочего дня необходимо печатать х-отчет без гашения, в случае выявления нестыковок, их необходимо исправить до закрытия смены;
- отчет о закрытии смены приводит к обнулению смены, после его печати внести какие-либо корректировки в рабочий день невозможно;
- кассовая смена длится 24 часа. Если в течение этого времени кассу не закрыть, то она заблокируется до печати отчета о закрытии смены.
Работа с кассовыми отчетами в системе ITigris Optima
Все описанные выше отчеты в системе ITigris Optima может вывести на печать пользователь с уровнем доступа "Продавец" в разделе "Касса - отчеты на ККМ":
Если при нажатии на нужный отчет, он не выходит физически из кассы, то фискальная операция будет не проведена. Возможные причины возникновения данной ситуации.
Если у Вас проблемы с интернетом и система ITigris Optima не загружается, то для печати кассовых отчетов можно использовать приложение для печати чеков Optima Native ("зеленый зонтик" на панели управления или в трее рядом с часами):
Мы рекомендуем ежедневно перед печатью отчета о закрытии смены снимать х-отчет без гашения и производить сверку итогов дня.