Отмена заказа

В данной статье речь пойдет об оформлении в Системе Оптима отмены заказа. 

Если клиент по каким-то причинам отказывается от уже оформленного заказа, вы можете отменить заказ и вернуть клиенту внесенную предоплату. Отмена заказа может быть оформлена в системе с момента создания заказа и до тех пор, пока заказ не выдан клиенту. То есть отменить можно заказ в любом статусе, кроме "Завершен". 

ВАЖНО! Отменить "Отмену заказа" и перевести его в другой статус невозможно. В том случае, если вы уже оформили отмену заказа и хотите её отменить, вам придется оформить заказ заново. 

Заказы типа "Проверка зрения", "Продажа", "Ремонт в магазине" и "Контактные линзы" (без заказных МКЛ) можно отменить только в процессе их оформления в системе, так как после завершения оформления они перейдут в статус "Завершен" и будут сразу выданы клиенту. После отмены таких заказов информация о них не будет сохранена в Журнале заказов, так как заказы по сути даже не были оформлены и предоплата по ним не вносилась.. 

Заказы типа "Изготовление очков", "Ремонт очков" и "Контактные линзы" (с заказными МКЛ) можно отменить в любой момент до их перехода в статус "Завершен", кроме одного исключения: в промежуток времени с момента, когда заявки на заказные очковые или контактные линзы из заказа обработаны в системе и отправлены поставщику, и до момента, пока эти линзы не получены и не поставлены на учет. В этот промежуток времени заявки на линзы в заказе будут недоступны для редактирования и отображаться серым, а не синим цветом, а кнопка "Отменить заказ" будет отсутствовать.

Отменить заказ в этот промежуток времени из просмотра заказа в магазине нельзя потому, что в случае отмены заказа заявки на линзы удаляются, хотя по факту они уже заказаны у поставщика. Далее вам от поставщика будут доставлены эти линзы, по которым в системе не будет информации кто, когда и для каких целей их заказывал. Для того, чтобы отменить заказ на данном этапе, нужно, чтобы пользователь, отправляющий заявки на линзы, связался с поставщиком и отменил отправленные ему заявки на линзы из этого заказа, и далее оформил отмену этих заявок в системе. После этого в заказе снова появится кнопка "Отмена заказа" и заказ можно будет отменить.

После отмены уже оформленных заказов они будут отображаться в Журнале заказов со статусом "Отменен" с общей стоимостью заказа в колонке "Сумма" и с нулевым значением в поле "Оплачено". 

При оформлении отмены заказа, по которому уже была внесена предоплата потребуется распечатать на онлайн-кассе чек возврата прихода. 

ВАЖНО! Распечатать чек возврата прихода при возврате клиенту наличных средств онлайн-касса позволит только, если за текущую смену по ней уже печатались чеки прихода с наличной формой оплату на общую сумму, не меньше предполагаемой суммы возврата наличных средств. Проверить это можно, распечатав X-отчет онлайн-кассы перед оформлением отмены заказа. Если отмена заказа происходит тогда, когда за текущую смену у вас еще не накопилась достаточная сумма прихода наличных денег по отчетам кассы, вам нужно сначала провести операцию внесения наличных денежных средств в кассу, чтобы их стало достаточно для выдачи клиенту при отмене заказа, и уже после этого приступать к оформлению отмены заказа в системе. Узнать о том, как оформить операцию по внесению наличных денег в кассу магазина на онлайн-кассе, можно их этой статьи: Как внести наличные деньги в кассу магазина

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ, что операции отмены заказа и возврата товаров и услуг из завершенного заказа в Системе Оптима называются и оформляются по-разному для удобства работы и раздельного отображения в различных отчетах и журналах. Но на онлайн-кассе в обоих случаях будет распечатываться чек возврата прихода, так как с точки зрения законодательства и отмена, и возврат заказа - это возврат денежных средств покупателю.

В отчете "Результаты за период", сформированном за текущий день, сумма возвращенных в течение дня предоплат покупателям из отмененных заказов будет отображаться в строке "Отмены заказов" в блоке "Пробито по кассе".

В Х-отчете и Отчете о закрытии смены онлайн-кассы сумма чеков возвратов прихода, распечатанных в течение смены из отмененных заказов, будет включена в раздел "Возврат прихода", наряду с чеками из заказов, по которым был оформлен возврат.

После отмены заказа товары из него автоматически вернуться на остатки магазина с прежними номерами штрихкодов. Если в составе отменяемого заказа присутствуют заказные линзы, то с ними ситуация обстоит следующим образом:

• если заявки на линзы еще не были обработаны в системе и не отправлены поставщику или в другой магазин, то заявки на эти линзы будут удалены, а линзы не появятся на остатках магазина после отмены заказа;
  
  
• если заказные линзы уже доставлены от поставщика или из другого магазина, то при отмене заказа эти линзы "упадут" на остаток того департамента, в котором были закрыты эти заявки.

Отменить заказ могут пользователи с уровнем доступа "Офтальмологи-продавцы" и "Продавцы". Офтальмологи-продавцы могут отменить создаваемые ими заказы "Проверка зрения", "Продажа" и "Контактные линзы" (без заказных МКЛ) до завершения их оформления в системе, а также заказы типа "Контактные линзы" (с заказными МКЛ), оформленные только в своем департаменте любыми сотрудниками. Продавцы могут отменить создаваемые ими заказы "Продажа", "Ремонт в магазине" и "Контактные линзы" (без заказных МКЛ) до завершения их оформления в системе, а также заказы типа "Изготовление очков", "Ремонт очков" и "Контактные линзы" (с заказными МКЛ), оформленные только в своем департаменте любыми сотрудниками.

Оформление отмены заказа рассмотрим на примере заказа "Изготовление очков". Для заказов "Ремонт очков" и "Контактные линзы" (с заказными МКЛ) отмена происходит аналогичным образом.

Для отмены заказа выполните следующие действия:

1. Откройте заказ, который нужно отменить.
   
   
2. Нажмите "Отмена заказа".
    
3. В открывшемся окне в поле "Товары магазина" вы увидите список товаров, которые вернутся на остаток магазина после отмены заказа.
   
   
4. В поле "Комментарий к отмене" обязательно нужно будет коротко описать причину отмены заказа, чтобы эта информация также была доступна и другим пользователям системы.
   
   
5. Далее нажмите "Оформить отмену".
   
   
6. Укажите, каким способом предоплата будет возвращена клиенту: наличными или безналичными средствами, вписав необходимые суммы в строки "Наличные" и "Карта", или нажав кнопку "Вся сумма", если вся предоплата будет возвращена одним способом. По умолчанию возврат предоплаты распределяется так, как она была внесена. 
   
   
7. Далее выдайте клиенту сумму денег из кассы, равную значению в поле "Наличные" и проведите по банковскому терминалу возврат суммы денежных средств, равной сумме в поле "Карта".
   
   
8. Нажмите "Сохранить" в окне с распределением возвращаемой предоплаты в системе.
   
   
9. Распечатайте чек возврата прихода, нажав на "Печатать чек". После печати чека нажмите "Закрыть".
   
   
10. После этого заказ перейдет в статус "Отменен", сумма возвращенной предоплаты отобразится в отчете "Результаты за период" и отчетах онлайн-кассы, а товары из заказа вернутся на остаток магазина. В случае, если вам сразу нужно оформить новый похожий заказ с небольшими изменениями на этого же клиента, можете нажать кнопку "Повторить заказ".
    
    
11. Информация о причине отмены заказа сохранится в истории изменений по заказу.
    

В некоторых редких случаях в магазине может потребоваться отменить заказ, оформленный в другом магазине вашей сети оптик. Порядок действий в таком случае описан в статье "Отмена заказа, оформленного в другом департаменте"

Вам также могут быть полезны следующие статьи:
Как получить консультацию или помощь от техподдержки ИТигрис