Чтобы начать вести учет денежных средств в магазинах нужно привязать к каждому магазину 3 счета: наличный, безналичный и счет для инкассаций.
На "Наличном счете" будут аккумулировать продажи магазина за наличные средства. Также с этого счета можно будет делать списания средств на заплату сотрудников, на хозяйственные нужды магазина и т.д.
На "Безналичном счете" будут аккумулироваться продажи магазина по банковским картам. В качестве безналичного счета для всех магазинов можно использовать один безналичный счет (Например расчетный счет организации)
На "Счет для инкассаций" будут переводиться средства, инкассируемые с наличного счета магазина. В случае, если по факту выручка магазина перемещается на безналичный (расчетный) счет организации, то в программе данная операция все равно должна пройти через наличный счет (счет для инкассаций). Так как указать безналичный счет в качестве счета для инкассаций технически не представляетсся возможным.
Предварительно данные счета нужно создать. Создавать счета в системе и управлять ими могут пользователи с правами доступа "Топ-менеджер" и "Бухгалтер". Привязать счета к департаменту может пользователь с уровнем доступа "Системный администратор" из раздела редактирования информации о магазине.
Для того, чтобы создать счет, зайдите в меню во вкладку "Управленческий учёт" - "Управление счетами" и нажмите на кнопку "Создать новый счёт".
Рекомендуем создать для каждого магазина отдельный наличный счет, на котором будут аккумулироваться продажи за наличный расчет. Также следует завести как минимум один безналичный счет в качестве расчетного счета организации. При необходимости Вы можете завести любое количество безналичных и наличных счетов.
Укажите название счета, выберите тип счет (наличный/безналичный), укажите валюту счета, укажите сотрудников, которые будут иметь доступ к счету, а так же комиссию за эквайринг (в процентах).
Если в "Уровне доступа" Вы выберите вариант: "Бухгалтерия и топ-менеджмент", это будет означать, что и бухгалтерия и топ-менеджмент будут видеть все движения по счету, смогут создавать приходы, списания, переводы. Счет, к которому имеет доступ только топ-менеджмент не виден бухгалтерии, бухгалтерия сможет только оформить перевод средств на этот счет, но не увидит движения по нему и не сможет создавать приходов и списаний.
Далее после того, как Вы нажмете кнопку "Сохранить", новый счет появится в общем списке счетов. При нажатии на счет в таблице, открывается полная информация о нем и таблица операций. По умолчанию отображаются операции за последние сутки.
Если Вам необходимо изменить название счета, нажмите кнопку "Редактировать счёт". Введите новое название и сохраните. Если Вам нужно удалить счет, нажмите "Удалить счёт". Однако, удалить счёт можно только в том случае, если его баланс равен нулю и по нему нет неподтвержденных операций.
Чтобы продажи магазинов начали отображаться на соответствующих счетах, необходимо привязать данные счета к соответствующим магазинам.
Привязать счета к департаменту может пользователь с уровнем доступа "Системный администратор" из раздела редактирования информации о магазине. В разделе "Департаменты" выберите из списка нужный магазин, зайдите в него и нажмите значок редактирования (в правом верхнем углу - карандаш). Выберите счета для наличных и безналичных средств, а также для инкассаций, нажмите кнопку "Сохранить".
Выбранные счета будут отображены в информации о департаменте. С этого момента, каждый платеж, оформленный в данном департаменте, будет автоматически создавать приход на наличный или безналичный счет.