Запись на прием к врачу - инструмент, который позволит Вам увеличить трафик клиентов и привлечь в оптику новых клиентов, что в свою очередь повысит посещаемость ваших салонов оптики и количество оформленных заказов после проверки зрения/иных услуг, предоставленных врачом.
Если ранее Вы не использовали данный инструмент, мы советуем Вам внедрить его в Вашу работу. Сделав это, Вы сами увидите, что число клиентов в процентном соотношении, которые придут к Вам на проверку зрения, существенно возрастет. Число проверок зрения однозначно вырастит.
Для того, чтобы использовать данный инструмент в программе необходимо провести ряд настроек.
1. Осуществив вход в программу под "системным администратором", Вам необходимо для каждого департамента указать количество кабинетов (через кнопку редактировать). Если магазинов больше чем один (в т.ч. медицинские центры), то для каждого салона нужно в разделе "запись на прием" указать сколько у Вас кабинетов врачей и какова длительность одного приема в минутах.
Т.е. с момента открытия салона запись будет каждые пол часа (10.00, затем 10.30 и тд.). У некоторых компаний есть такие услуги, которые длятся по времени больше или меньше, чем 30 минут.
Так например при оказании услуги "консультация офтальмохирурга", которая требует более досконального изучения хрусталика и занимает больше получаса, в этом случае, для одного клиента, которому будет оказана эта услуга, Вы в записи на прием бронируете 2 слота, стоящих рядом друг с другом по времени.
Если же проверка зрения проходит быстрее, чем за 15 минут, то в этом случае, мы рекомендуем не сокращать интервал приема, так как органически существует трафик клиентов, которые пришли без записи и хотели бы проверить зрение. Таким образом, в промежутках между клиентами будут небольшие "окошки", благодаря которым врач успеет проверить зрение людям, которые пришли без записи, при этом не создавая очереди.
2. Необходимо проверить врачи каких специальностей работают в Ваших салонах. Не все услуги могут оказывать все врачи. Например детский врач офтальмолог это редкость и соответственно запись на прием к такому специалисту по временной сетке должна отличаться от других врачей.
Чтобы можно было разделять врачей и услуги на разные направления необходимо указать категории врачей в разделе "Справочники" категория "Справочники доктора", и перечислить их. Чтобы добавить необходимую категорию доктора, нажмите на кнопку "новое значение" и впишите информацию. Новая категория отобразится новой строкой.
Новая категория отобразится новой строкой.
3. Далее нужно категории присвоить пользователям (врачам). По умолчанию в программе есть 2 категории: врач без лицензии и врач с лицензией. У каждого пользователя с уровнем доступа "офтальмолог" в программе есть параметр "категория доктора". По умолчанию стоит "врач без лицензии". После внесения категорий в справочники, Вы сможете выбрать нужную категорию для конкретного врача.
Проставляя категорию доктора, в дальнейшем при желании записать клиента на прием к этому врачу, будет виден только график этого врача, который данную услугу предоставляет.
Функционал записи на прием доступен пользователям с уровнем доступа "Топ-менеджмент", "Менеджмент", "Продавец", "Офтальмолог", "Офтальмолог-продавец" и "Секретарь", т.е. у тех людей, которые могут сами создавать запись на прием/регулировать, редактировать её. Как правило этим занимаются люди, которые напрямую общаются с клиентами (например, продавцы) и менеджмент (который отслеживает эти записи).
Кнопка "запись на прием" имеет разный набор функций в зависимости от уровня доступа пользователя.
Пользователи с правами "Продавец", "Топ-менеджмент", "Менеджмент" и "Секретарь" могут создавать записи на прием к врачу в любом департаменте, а также изменять, удалять, переносить любую созданную запись на прием в любом департаменте.
Пользователи с правами "Офтальмолог" и "Офтальмолог-продавец", также могут создавать или редактировать уже созданную запись на прием к врачу, но только в тех департаментах, в которых они могут работать (т.е. в департаментах, которые указаны в настройках конкретного пользователя в качестве основного или дополнительных).
На повторный прием будет лучше записываться через "Офтальмолога" или "Офтальмолога-продавца". Врач проверил зрения и в том случае, если нужен повторный прием, он сразу может записать человека на следующий прием сам. У врача нет возможности записать клиента на прием к другому врачу. Он может записать клиента только к себе на прием, согласно своему графику работы. Если клиенту нужна запись на другой день (когда этот доктор не работает) или к другому врачу, то в этом случае, его может записать в зале продавец/секретарь/менеджер.
График работы врачей отображается в соответствии с предварительно заполненным Вами табелем рабочего времени сотрудников. Подробнее о заполнении табеля рабочего времени можно узнать здесь.
В календаре при записи к врачу красным цветом обозначены дни, в которых не осталось свободного времени для записи, желтым - дни, в которых занято более 50% времени. Зеленым цветом обозначены свободные дни, на которые много записей.
Свободные для записи временные интервалы выделены зеленым цветом. Временные интервалы, на которые уже созданы записи, выделены синим цветом. Недоступные для записи интервалы (они задаются при необходимости вручную) выделены серым цветом.
Далее создается запись на прием к врачу.
При выборе времени приема откроется окно, в котором нужно выбрать услугу (возможен выбор только одной услуги). Если необходимо выбрать несколько услуг, эта информация указывается в комментариях. Нужно выбрать клиента из списка, при необходимости добавить комментарий и нажать "сохранить".
Если в строке "добавить в очередь" Вы выберите "Да", то это будет означать, что в очередь Вы можете добавлять клиентов, которые хотели бы прийти на прием раньше, но по причине полной загрузки врача не смогли этого сделать. Если по каким-то причина у врача появится свободное время на более раннюю дату, вы можете позвонить клиенту из очереди и записать его на освободившееся время.
Срок актуальности пребывания в очереди обязателен для заполнения для того, чтобы записи из очереди автоматически удалялись по его истечению. Также он важен для определения приоритетности обзвона клиентов при переносе записи.
Запись отобразится в графике работы врача:
Воспользовавшись поиском, можно посмотреть какие записи есть на опреденную дату или период времени, в каком департаменте, к какому специалисту и за получением какой услуги.
Кроме того, можно увидеть статус записи на прием: "подтверждена", "не подтверждена", "завершена".
- запись не подтверждена - клиент записался на прием через сайт (связанные по API) организации или через сервисы "На поправку" https://napopravku.ru/ и "Про докторов" https://prodoctorov.ru/ ;
- запись подтверждена - клиент был записан сотрудниками оптики или его запись была подтверждена сотрудниками оптики после самостоятельной записи через внешние сайты, связанные по API (из пункта 1);
- запись завершена - проверка зрения была оформлена через окошко записи на прием.
Подробнее об интеграции записи на прием с порталами ПроДокторов и НаПоправку можно прочитать ЗДЕСЬ